Virtuelle Assistenten sind Mitarbeiter auf Abruf, die Verwaltungsaufgaben und andere alltägliche betriebliche Aufgaben übernehmen können. Sie unterstützen Kleinunternehmer, Start-Ups, Unternehmer oder auch Menschen im privaten Bereich, die sich auf das konzentrieren wollen, was sie am besten können. Durch virtuelle Assistenten haben Sie mehr Zeit, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Hier habe ich eine Liste der Vorteile zusammengestellt, die die Einstellung eines virtuellen Assistenten mit sich bringt, sowie hilfreiche Tipps, wie Sie den richtigen VPA (virtueller persönlicher Assistent) für sich finden können.
Ein virtueller Assistent, auch VA genannt, kann ein engagierter Einzelunternehmer, oder auch ein Mitarbeiter eines Unternehmens sein, der auf Teilzeitbasis oder in Vollzeit aus der Ferne arbeitet. Virtuelle Assistenten können für eine Vielzahl von Kunden in einer Reihe von Branchen arbeiten. Zu den Verwaltungsaufgaben, die sie übernehmen, gehören unter anderem Buchhaltung, soziale Medien, Marketing, Vertrieb, Veranstaltungsplanung und die Verwaltung des Tagesgeschäfts eines kleinen Unternehmens.
Ein virtueller persönlicher Assistent, kurz VPA, hat es sich zum Beruf gemacht, Sie in Ihrem Berufs- oder auch Privatleben zu unterstützen. Andere Begriffe sind auch Personal Assistant oder persönlicher Assistent. Wobei ein persönlicher Assistent meist nicht aus der Ferne, sondern direkt vor Ort bei seinen Auftraggebern arbeitet. Ein VPA übernimmt alles, was Sie auch aus Ihrem Berufs- oder Privatleben gerne abgeben möchten. Das können
sein.
Virtuelle Assistenten sind unabhängige Auftragnehmer. Das bedeutet, Sie müssen sich keine Gedanken um Sozialversicherungen, Steuern und andere Leistungen machen, die bei der Einstellung von Mitarbeitern anfallen. Somit sparen Sie bereits hier Geld und Zeit. Wenn Sie einen virtuellen Assistenten engagieren, sind Sie dafür verantwortlich, das richtige System zur Verfügung zu stellen, mit dem auch Sie in Ihrem Unternehmen arbeiten, um die Arbeit Ihres virtuellen Assistenten zu verfolgen und die Geschäftsbeziehung zu verwalten.
Ihr virtueller Assistent kann vielleicht Ihre Quittungen aus dem Internet herunterladen und kategorisieren, Daten von Ihrem Bankkonto eingeben oder Ihre verschiedenen Rechnungen verfolgen. Er kann auch Berichte erstellen, die Ihnen helfen, den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten.
Ihr VA kann Ihnen als Social-Media-Manager dabei helfen, Beiträge und Artikel zu planen, auf Kommentare zu antworten, neue Follower zu finden und die Leistung Ihrer Seiten zu analysieren. Er kann Ihnen auch helfen, einen strategischen Inhaltskalender zu erstellen und Ihre Social-Media-Strategie zu planen.
Ihr VA kann Ihnen helfen, Ihren Posteingang zu organisieren und die dringendsten E-Mails zu beantworten. Er kann Ihnen auch helfen, eine Automatisierungen einzurichten, damit Sie nicht ständig auf bestimmte E-Mails selbst antworten müssen.
Ihr VA kann Ihnen helfen, einen Veranstaltungskalender zu erstellen und neue Kunden und Auftraggeber zu finden. Er kann Ihnen auch bei der Suche nach Veranstaltungsorten, Gastrednern, Einladungen und der Organisation einer Konferenz oder Veranstaltung helfen.
Ihre virtuelle Assistenz kann Daten aufbereiten, Präsentationen erstellen, Geschäftsbriefe verfassen oder weitere Unterstützung per Fernarbeit leisten.
Wenn Sie zum ersten Mal einen virtuellen Assistenten beauftragen, ist es wichtig, den richtigen VA zu finden und keine übereilten Entscheidungen zu treffen.
Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, den richtigen Assistenten für Ihr Unternehmen zu finden:
Achten Sie darauf, dass der VA, für den Sie der Auftraggeber sein möchten, Erfahrung in Ihrer Branche hat und alle geltenden Vorschriften in Ihrem Tätigkeitsfeld kennt. Dadurch wird der Einarbeitungsprozess vereinfacht.
Ihre Assistenz wird ein Ansprechpartner sein und administrative Aufgaben übernehmen. Das bedeutet, dass er für die Kommunikation, bspw. über Ihre E-Mail-Adresse, mit Lieferanten und Kunden zuständig ist und Ihnen bei der Erledigung Ihrer Aufgaben aus dem Home Office hilft.
Einer der Vorteile der Einstellung eines virtuellen Assistenten besteht darin, dass er aus der Ferne arbeiten kann. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass die Arbeitszeiten Ihres virtuellen Assistenten mit Ihren eigenen oder denen Ihres Teams übereinstimmen. Auf diese Weise können Sie Verwirrung und Missverständnisse vermeiden.
Da virtuelle Assistenten meist viel zu tun haben, sollten Sie darüber nachdenken, gleich mit dem VPA ein längerfristiges Zeitkontigent zu planen, um immer genügend Arbeitskraft für Ihre Firma zur Verfügung zu haben
Wenn Sie einen Generalisten, also eine Assistentin oder einen Assistenten, der durch sein Wissen viele Themen abdeckt, einstellen, können Sie davon ausgehen, dass er eine Vielzahl von Aufgaben erledigen kann. Das ist etwas anderes als die Einstellung eines Spezialisten, der sich auf eine bestimmte Art von Aufgabe konzentriert. So können Sie verschiedene Dienstleistungen ausprobieren und herausfinden, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Vielleicht kennen Sie andere Unternehmer oder Geschäftsinhaber, die bereits Kunde eines VA sind. Sprechen Sie sie an und fragen Sie sie, ob sie ihren VA empfehlen können. So können Sie ein Gefühl für den Einstellungsprozess bekommen und herausfinden, ob die Tätigkeiten eines VA für Ihr Unternehmen geeignet sind.
Die meisten virtuellen Assistenten haben eine Website. Informieren Sie sich auf der jeweiligen Seite, welche Aufgaben der VA übernehmen kann und welche Stundensätze und Preise die jeweiligen Dienstleistungen haben.
Wie viel Sie für einen virtuellen Assistenten bezahlen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, z. B. von der Erfahrung des Assistenten, den Aufgaben, die er übernehmen soll, und der Anzahl der Stunden, die er für Sie arbeiten wird. Sie können mit Kosten zwischen 20 und 100 Euro pro Stunde rechnen, wobei die meisten VAs zwischen 25 und 50 Euro pro Stunde verlangen. Denken Sie daran, dass Virtuelle Assistenten auch Steuern auf ihr Einkommen zahlen und sicherstellen müssen, dass sie über ihre Versicherung abgedeckt sind. Am besten berechnen Sie die Kosten für einen virtuellen Assistenten, indem Sie ihn für ein ausführliches Erstgespräch buchen und alle Details genau mit ihm besprechen. So sehen Sie, wie viel Geld Sie am Ende zahlen, wenn er Ihnen ein Angebot unterbreitet. Sehen Sie an meiner Beispielrechnung, welche Möglichkeiten ein Handwerker mit der Beauftragung einer virtuellen Assistenz hat und wieviel er tatsächlich damit sparen kann.
Ein virtueller Assistent ist die perfekte Lösung für Unternehmer, die sich auf das konzentrieren wollen, was sie am besten können, und die in der Lage sein wollen, ihr Geschäft zu erweitern. Sie können einen virtuellen Assistenten finden, der fast alle Verwaltungsaufgaben übernimmt. Von der Verwaltung Ihrer E-Mails, bis zur Suche nach neuen Kunden. Die Suche nach dem richtigen VA kann eine Herausforderung sein, die sich lohnt. Es handelt sich um Menschen, die selbstbestimmt arbeiten, die motiviert sind, erfolgreich zu sein, und die sich für ihre Arbeit begeistern. Sie ermöglichen es Ihnen, sich auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, was für jedes wachsende Unternehmen wichtig ist.
